Soviel bringt PR
Pressemitteilungen sollen der Presse etwas mitteilen — klar. Doch Informationen, die Ihr Unternehmen an Journalisten sendet, bringen mehr als blanke Informationsvermittlung.
Natürlich ist die Veröffentlichung von Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen erstes Ziel einer Pressemitteilung. Doch viel zu oft erscheinen Infos nicht, oder landen ganz versteckt im Aktuell-Teils einer Fachzeitschrift. Viele Presseverantwortliche werfen dann die Flinte ins Korn und schränken ihre Aktivitäten ein. Das ist falsch. Denn regelmäßige Pressemitteilungen bewirken weit mehr als nur reine Informationsvermittlung.
Erinnerungseffekt
Wenn Sie in einem festen Turnus Mitteilungen an die Presse schicken, steigert dies die Präsenz Ihres Unternehmens in Redaktionen und bei Journalisten. Auch wenn die Mitteilung nicht erscheint, so wurde sie meist doch gelesen und der Redakteur erinnert sich bei seinem nächsten Test oder der nächsten Kaufberatung an Ihre Produkte.
Archivierung
Viele Redaktionen archivieren außerdem die Mitteilungen, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu verwenden. Wenn dann zu einem bestimmten Thema recherchiert wird, sucht man in den Redaktionen die passenden Mitteilungen wieder heraus. Meist wenden sich die Redakteure dann nochmals an Ihr Unternehmen, um weitere oder aktualisierte Unterlagen anzufordern. Da meist nur die Mitteilung selbst archiviert wird, ist es wichtig, daß Ihre komplette Anschrift inklusive Telefonnummer und Durchwahl angegeben ist. Damit der Journalist zudem weiß, ob die Meldung noch aktuell ist, sollte das Veröffentlichungsdatum ebenfalls auf der Mitteilung vermerkt sein.
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Pressemitteilungen per E-Mail
Der einfachste Weg, Pressemitteilungen zu versenden ist, sie per E-Mail auf den Weg zu bringen. Beachten Sie dabei folgende Regeln:
- Überschrift in die Betreff-Zeile: Schreiben Sie in die Betreff-Zeile am besten Ihren Firmennamen und nach einem Doppelpunkt die Überschrift.
Beispiel: Hubermeier: Neue Plattwalzenlager
- Wenn Sie die Mail an mehrere Journalisten gleichzeitig versenden wollen, schreiben Sie die Adressen in das Blind-Copy-Feld. Dieses erkennen Sie am bcc:. Dann bekommen die Journalisten nicht den kompletten Verteiler mitübertragen. Das spart Bandbreite und Nerven.
- Wenn Sie einen großen Mail-Verteiler haben, richten Sie eine Mailing-Liste ein. Das ist eine Mail-Adresse bei Ihrem Provider, an die Sie die Mitteilung verschicken. Von dort aus geht die Mitteilung dann an alle Empfänger.
- Versenden Sie nicht einfach eine Word-Datei. Die ist zu groß für ein wenig Text. Außerdem erfordert diese Mail Aktivität beim Leser: Er muss sie erst öffnen, bevor er die Information bekommt. Bei der täglich anbrandenden Flut an Mitteilungen ist das ein K.O.-Kriterium.
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Pressemitteilungen schreiben lernen
Die Pressemitteilung: Schnittstelle zur Redaktion
Gute Pressearbeit ist ebenso wichtig wie gute Werbung. Doch eine Pressemitteilung muß sich an Leitlinien halten, um erfolgreich zusein. Leitsatz für die Pressemitteilung: Das Wichtigste zuerst!
1. Die Überschrift
Im Durchschnitt verwendet ein Redakteur rund 10 Sekunden darauf, zu entscheiden, ob eine Pressemitteilung für ihn relevant ist oder nicht. Diese Zeit muß man nutzen, um dem Jounalisten klarzumachen, worum es in einer Meldung geht: Die Überschrift zählt. Wenn der Redakteur schnell Klarheit darüber hat, in welchen Bereich eine Meldung einzuordnen ist, kann er diese an den zuständigen Kollegen weiterleiten oder sie selbst verarbeiten. Muß er erst länger nachsehen, um das Thema der Mitteilung zu erkennen, wandert das Papier in den Abfall.
Gehen Sie also bereits in der Überschrift auf das Hauptthema ein.
Zum Beispiel:
Neue Textverarbeitung für DOS
XXX-Niederlassung in Y-Stadt gegründet
Meier übernimmt Vorstand von Müller und Co.
2. Das Lead, die W-Fragen
Hat sich der Leser nach der Überschrift entschlossen, weiterzulesen, haben Sie schon die halbe Miete: Er interessiert sich für das Thema. Jetzt gilt es in den ersten Sätzen alle wichtigen Fakten rüberzubringen. Denn der Redakteur hat wenig Zeit, muß die Informationen also möglichst schnell bekommen. Zu diesen Zwecken gibt es das Lead, den Vorspann. Die Tagespresse arbeitet besonders stark mit dem Lead, denn sie wissen: Der Leser hat wenig Zeit und muß in kurzen klaren Sätzen schnell über alle Fakten informiert werden.
Um wirklich keine der Fakten zu vergessen, sollten Sie sich selbst die sogenannten W-Fragen stellen und diese im Lead beantworten. Die W-Fragen sind: Wer macht was, wann, wo, wie und warum (auch ein “für wie viel” ließe sich hier noch unterbringen). Für einen guten Vorspann reichen unter Umständen schon ein paar dieser W-Fragen. Immer dabei sein sollten allerdings die Fragen wer, was und wann. Im ersten Satz schon muß klar werden, worum es geht - das wichtigste zuerst! Ein Beispiel:
Kleinweich beginnt am 13. April mit der Auslieferung ihrer Textverarbeitung Fensterwort 2.
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